在很久以前我就知道可以在 Word 文件中使用 DocProperty (文件屬性) 來定義一些文件中經常會出現的變數，不過只有在變數特別多的情況下才會去用他，所以已經好多年忘記他的存在，其實大部分的時候用 [搜尋及取代] 功能就可以快速進行文件內容的替換，但前陣子看到方丈的文章才又突然讓我想起有這個功能可用，本文章與方丈的文章使用不同的技巧，但是目的是一樣的，就是讓文件可以快速變換內容。
在 Word 2007 之前要設定文件屬性是很容易的，只要選取選單的 [檔案] > [屬性] 就可以看到摘要資訊的對話方塊，但是從 Word 2007 開始很多功能就變得很難找，不知道是不是工程師做太久而不知道 User 在想什麼，我知道從 Office 2007 開始為了一般使用者設計了很多友善的使用者介面，不過對工程師還真的很不友善阿， 我真的找了很久才找到可以修改文件屬性的地方。
文件屬性還有區分兩種，一種是「內建屬性」，另一種是「自訂屬性」。內建屬性其實就大剌剌的顯示在 [檔案] > [資訊] 這裡，但我卻一直認為應該有個「功能按鈕」之類的可以點開來修改而花了大把時間在瀏覽，原來就在如下圖標示紅框的地方，而且在欄位上用滑鼠點一下就可以直接修改，多麼的直覺啊！（真的會有人知道這裡的內容是可以修改的嗎？）
另一個「自訂屬性」原來也放在這個區塊，只要點選 [內容] 即可出現 [進階屬性] 的選項：
點選之後就會出現跟 Word 2007 之前一模一樣的對話框，預設會停留在 [摘要資訊] 的頁籤上：
如果要設定 [自訂屬性] 的話，可以切換到 [自訂] 頁籤即可自行新增自訂的文件屬性，好讓我們可以在 Word 文件中插入功能變數，如下圖為例我們新增一組「公司名稱」屬性，之後會用到：
有了這些文件屬性後，如果 Word 文件內會用到這些資訊，就可以透過插入功能變數的功能插入這些文件屬性，但是「插入功能變數」這件事情又變成我的一個障礙，我又是找很久才找到這個功能，各位從下圖應該很容易可以意識到插入功能變數原來在 Ribbon 功能表的 [插入] > [快速組件] 裡，我的問題是：使用這個功能根本不快速阿？
註: 我當時想了很久但就是不想去點 [快速組件] 這個按鈕，不覺得 [功能變數] 與 [快速組件] 有何關連？
如果要插入「內建屬性」可以參考下圖操作：
如果我們是插入內建屬性的作者欄位，在 Word 2007/2010 中游標移至該欄位時會出現以下畫面：
如果要插入「自訂屬性」可以參考下圖操作：
如果我們是插入自訂屬性的公司名稱欄位，在 Word 2007/2010 中游標移至該欄位時會出現灰底，這樣的畫面跟 Word 2007 之前的畫面一模一樣：
當你在該功能變數按下滑鼠右鍵時，還會出現與功能變數有關的三個功能，分別是：
- 更新功能變數：更新最新版自訂屬性的內容
- 編輯功能變數：會開啟功能變數選單
- 切換功能變數代碼：可讓你修改功能變數的細部語法
如果我們點選 [切換功能變數代碼] 還可以看到在 Word 裡實際儲存的功能變數語法，你也可以自行修改功能變數的語法，至於 \* 語法為 Word 的 格式 (\*) 功能變數選項，可用來修改取得文件屬性文字後應該如何顯示該文字的內容，預設為 MERGEFORMAT 即代表預設不修改文字的格式。
額外舉個與文件屬性無關但卻實用的例子，一般來說我們簽合約時只要與金額有關的數字都會使用「中文大寫」的格式，這時如果你手動將功能變數的內容修改成 { = 189000 \* CHINESENUM2 } 並按下滑鼠右鍵選取 [更新功能變數] 的話，該數字 (189000) 就會透過 格式功能變數選項 修改為 [壹拾捌萬玖仟]。
如果你的 Word 文件有非常多插入的功能變數要更新，只要先按下 Ctrl + A (全選) 然後再按下 F9 功能鍵即可針對整份文件進行功能變數更新的動作。
如果你希望在列印文件時「自動更新功能變數」的話，也可以修改 Word 選項，如下圖示：
備註
- 功能變數的英文原文為 Field，照理說應該翻譯成「欄位」比較好，可能是沿用早期翻譯的關係!
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