申請 Office 365 的 Exchange Online 訂閱與轉移 DNS 的方法

前幾天，有個客戶打電話來我公司求救，說他們公司的信箱經常寄不出去 (對方收不到)，還有自己的信箱收到的垃圾信也太多 (導致沒看到對方寄來的信)，這個問題困擾他們很久，所以問我要怎樣解決？於是我建議他們不要在自己管理 Mail Server 了，最好將公司的信箱全部移轉到 Office 365 平台，一來省時省力、二來他所提到的問題全部都能解決，最後客戶同意了我的建議。也因為他們是中小企業的關係，在成本考量之下，決定先申請 Exchange Online Plan 1 郵件服務就好，所以我今天就直接協助客戶從頭申請到尾，連 DNS 設定都一併搞定，也正好順便記錄下所有過程，讓有興趣轉移到 Office 365 ( Exchange Online ) 的人可以有所依循。

>> 要試用 Office 365 的朋友，可點擊 Office 365 Enterprise E3 試用版 - 30 天期 進行申請 <<

※申請試用步驟 ( 只需 3 個步驟就能申請完成，並立刻開始使用 )

1. 直接點擊 Office 365 Enterprise E3 試用版 - 30 天期 就可以進入申請頁面，並直接點選 下一步

2. 填入帳戶基本資料，也就是申請者與公司的相關資料。

在這個步驟裡，會有個「建立新的使用者識別碼」需要設定，這是一個新的、預設的 Office 365 管理者帳號，未來若要管理 Office 365 就要使用這個帳號進行管理。

3. 帳戶建立完成後，會直接自動登入該帳號。但在第一次使用時，會要求你輸入日後重設密碼時需要的「行動電話號碼」與「電子郵件地址」，這些在日後也都可以修改。

以下是登入成功後的 Office 365 管理中心 畫面：

※新增網域

在使用者信箱都設定完成後，就可以準備移轉 DNS 設定，這裡的設定也是對非專業人士比較挑戰的部分，因此，如果你在設定過程中卡住，歡迎隨時找我們，我們都會幫客戶設定到好。

先在 Office 365 管理中心，點擊「網域」頁籤，再點選「新增網域」：

接下來，原則上按照頁面說明進行設定，應該可以順利的設定完成：

第一步：指定網域名稱

第二步：確認擁有權

除非你在如下圖的下單選單中有你註冊網址的地方，否則如果你在 PChome、網路中文或 HiNet 註冊網域的話，請點選「一般指示」即可。

為了確認客戶擁有指定網域的擁有權，你必須在該網域的 DNS 伺服器新增一個 TXT 或 MX 紀錄，二選一即可，如下圖紅框處：

【注意事項】
基本上，設定一組 TXT 紀錄，並不會影響你現有郵件伺服器的運作。即便你多設定一組 MX 紀錄，也是不會影響到你現有的郵件伺服器的，因為這裡所指定的位址並不存在，在 SMTP 找尋 MX 的過程中會自動尋找其他 MX 紀錄來發送郵件。

這裡我們以 PChome 買網址為例，你只要新增一筆 TXT 紀錄即可設定完成，如下圖示：

設定完後，可以用 nslookup 指令查看該網域的 TXT 紀錄是否已生效：

如果已經查到剛剛設定的 TXT 紀錄，就可以回到 Office 365 管理中心 按下【完成，立即驗證】按鈕

如果驗證正確，就會得到如下圖提示：

在確認網域擁有權後，並不代表網域已經設定好移轉，目前為止，僅僅是讓 Office 365 確認該網域是你在用的，讓你可以在 Office 365 上面指定客戶網域的相關設定而已，真正的 DNS 轉移，會在後續的步驟中進行。

【注意事項】
設定並確認完成網域擁有權後，你就可以將該筆 DNS 紀錄刪除。

※新增使用者

接下來的步驟會提示你應該要先新增使用者並指派授權，因為我們在正式移轉 DNS 設定之前 ( 將 MX 紀錄指定到 Office 365 之前 )，你必須先新增目前正在收信的使用者，並且指派好 Exchange Online 的授權，如此一來才能讓 DNS 設定轉移之後能夠正確收到郵件。

你可以從線上一筆一筆建立使用者，也可以透過 *.CSV 檔案來批次匯入大量的使用者帳號。
請注意：若要透過 *.CSV 檔案來匯入並建立使用者帳號，其 *.csv 檔案內容必須要以 UTF-8 編碼才行!!
如果你用 Microsoft Excel 來編輯並另存 *.CSV 檔案的話，很抱歉，該檔案的編碼將會是 Big5 編碼，匯入完成後所有中文字都會亂掉！

新增使用者時，必須設定【使用者位置】，這是必要欄位：

由於客戶只需要 Exchange Online 的功能，所以在新增使用者並設定授權時，可以僅勾選【Exchange Online (方案 2)】這個選項即可，只要勾選了這個選項，該使用者就會自動建立好 Exchange Online 的信箱，也代表這個使用者就可以開始收到郵件。

設定完成後，會有一組暫時密碼，該使用者第一次登入後就會被要求修改密碼！

※設定網域用途及 DNS

由於客戶僅需使用 Exchange Online 信箱功能，所以我們可以僅點選 Exchange Online 選項即可：

最後，也是最重要的一步，就是要在你目前 DNS 伺服器變更以及新增以下三筆紀錄，分別說明如下：

MX 紀錄，用來設定將郵件轉到 Exchange Online 收信。設定時，請把原本的 MX 紀錄刪除，這樣才不會有些信件寄到原本的郵件伺服器、有些郵件寄到 Exchange Online 的情況。
CNAME 紀錄，用來設定讓 Outlook 的自動探索功能正常運作，讓使用者可以徹底簡化 Outlook 的信箱設定的步驟。
TXT 紀錄，用來設定 SPF 紀錄，並指定唯有 Exchange Online 伺服器才能當成合法的 SMTP 發送端，任何其他主機試圖寄出該網域的郵件，都會預設被視為是非法郵件，如此一來可以大幅降低客戶網域被偽冒發信的情況。

設定完成後，按下【完成，前往檢查】即可完成 DNS 設定。

以下是以 PChome 買網址為例的設定完成畫面：

【特別注意】
設定 CNAME 的時候，有些 DNS 提供者平台再設定的時候，會要求輸入 FQDN 的域名格式，例如說，在 PChome 買網址上面設定時，設定 CNAME 與 MX 地址就必須手動加上一個小數點符號 ( . ) 在地址最後面，如上圖箭頭處。 (記得 MX 與 CNAME 紀錄都要加上小數點符號喔)

設定完成後，按下【完成，前往檢查】即可完成設定，如果此時無法順利完成，只要再等候幾分鐘就可以自動完成設定。