昨天去拜訪客戶時，被問到一點，客戶說：「如果我們日後不想把把公司郵件放在 Office365 的話，那該怎麼辦？如果要把郵件全部移轉回來會很麻煩嗎？」這個問題其實很簡單，因為我公司當初轉上 Office365 時，就有思考過這個問題，當初也是覺得日後如果要轉移不會太麻煩，所以就大膽嘗試把公司郵件全部轉到 Office365 的 Exchange Online，至少現在還沒有想搬回來的打算。本篇文章，就是描述如何將完整郵件下載回來，以及透過 Outlook 下載郵件的注意事項！ (預設設定是有問題的，必須注意)
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剛搬上 Office365 雲端平台的小故事
話說，我在 12 年前就開始使用 Outlook 管理郵件，神奇的是，我這 12 年來，幾乎只有廣告信、電子報與垃圾郵件被我刪除而已，其他工作相關的郵件全部都保留著，你猜猜累積這麼多年的郵件，我的 Outlook 信箱大概會耗上多少 GB 的空間呢？ ( 註: Office365 的 Exchange Online 上，單一信箱容量最大上限為 25GB )
答案是：23.8 GB
我轉移郵件上 Exchange Online 的時候，大約花了兩天時間 (剛好一個周末假期) 把所有郵件上傳完成，結果當時卻發生了一件極其嚴重的慘況，那就是，上傳完成後，我的 Outlook 郵箱只剩下 5GB 空間而已，而且當我在 Outlook 裡面嘗試去找郵件時，竟然發現好多郵件通通消失了！ (當時心裡涼了一半)
由於當時對 Office365 還算一知半解狀態，在 Outlook 裡面查信的時候，並沒有注意到如下圖紅框處標示的灰色字【伺服器上此資料夾中有更多項目】，以為很多郵件都不見了，害我緊張了一下！ XD
不過，這次事件也讓我意識到一種可能的問題，也就是當我要下載完整郵件時，這些缺的郵件怎麼辦？我將這些有缺的郵件匯出，會不會導致郵件缺少很多？如果你也有這樣的疑慮，那麼以下就是解決方案：
下載完整郵件的方法 (以 Outlook 2013 為例)
1. 點擊【檔案】選單
2. 開啟帳戶設定
3. 變更 Exchange 帳戶的設定，如下圖示：
4. 調整「離線設定」，將【要離線保留的郵件】拖曳到【全部】等級！
接著按下 下一步 按鈕之後，即可完成設定，過一段時間後，所有郵件就會通通下載回來了：
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