身為資訊工作者，每天要應付大量資訊，手邊就算有強大的軟體支援，但若不會使用，或是觀念不夠完整，都將無法有效運用。而且，現今的工作，很少有僅自己一人獨立完成的，若要召開會議或會議告知，在使用 Outlook 的過程中都有些注意事項。今天我要來分享我這幾個月刻意整理起來的一些 Outlook 行事曆使用技巧，以及在公司裡經常耳提面命的小細節，大多都是與召開會議相關的小細節。
新增會議時的畫面 (點圖可放大顯示)
※基本原則
- 請務必填寫【主旨】、【地點】、【開始時間】與【結束時間】
- 會議的【詳細資訊】請盡量填寫，填寫原則請參考稍後會介紹的【會議通知】原則
- 請站在所有與會者的立場撰寫主旨。例如你要發會議通知給客戶，千萬不要將寫成以下：
- 主旨：到我公司開會 (客戶看到的「我」跟你看到此會議的「我」完全不一樣)
- 請站在所有與會者的立場撰寫地點。例如你要發會議通知給廠商，千萬不要將寫成以下：
- 地點：3F會議室 (哪裡的會議室？哪間公司？地址在哪？這種地點描述會讓對方傻眼！)
- 善用 色彩類別 功能，替不同類型的約會項目設定醒目的顏色 (以下是我的月行事曆畫面圖示)
※會議通知
- 填寫【主旨】欄位的注意事項：
- 必須使用 唯一主旨 (不重複)，名稱必須 簡明扼要、一目了然
- 錯誤範例：專案會議
- 正確範例：到保德信洽談行動版網站的專案會議
- 可以列出主要的會議對象，例如 客戶公司名稱 或 專案名稱
- 範例：北市府○○○科長與○○公司相關人員參訪多奇辦公室
- 不用刻意加上時間，但可以標註「第幾次會議」
- 填寫【地點】欄位的注意事項：
- 務必寫上會議地點的詳細地址〈包括完整地址與會議室號碼〉
- 錯誤範例：801會議室
- 正確範例：台北市信義區松仁路7號7樓 (台灣微軟 801 會議室)
- 如果只有自己公司的人參加且所有人都在同一間辦公室上班，這時才可以輸入簡短地點。
- 如果會議在自己公司，但有公司外或其他辦公室的人參與，還是必須輸入完整地址描述。
- 當輸入完整地址時，請注意幾件事：
- 完整地址寫在前面，如果要標註地標名稱請加上一個空格後加上地標名稱。
因為用手機看行事曆地址時，預設會將前面的地址自動加上 Google Maps 連結。 - 填寫地址時，請不要自行加上空白字元間隔數字與中文部分。
因為用手機看行事曆地址時，遇到空白字元就會導致 Google Maps 地址連結被截斷，這樣開啟 Google Maps App 之後會因為地址不完整而找不到地點。 - 錯誤範例：台灣微軟 (台北市信義區松仁路7號7樓)
↑ 問題解說：地址應該寫在前面！ - 錯誤範例：台北市信義區松仁路 7 號 7 樓 (台灣微軟801會議室)
↑ 問題解說：地址不該有空白字元！ - 錯誤範例：台北市信義區松仁路7號7樓(台灣微軟 801 會議室)
↑ 問題解說：地址與地標之間要有一個空白字元！ - 正確範例：台北市信義區松仁路7號7樓 (台灣微軟801會議室)
- 填寫【詳細資訊】欄位的注意事項：
- 主要聯絡人或會議主持人
- 包括 完整姓名 (全名)、別名暱稱 (英文名稱)、連絡電話、Email 等等。因為現在人都會帶手機出門，會議資訊都會跟手機同步，若與會人員找不到地點，可以透過手機直接聯繫相關人員。
- 會議目標
- 開會是時間的殺手，要達成一個有效率的會議，要讓大家明白這次開會的主要目的為何？預期想達到甚麼目標？
- 會議大綱或議程
- 清楚的大綱或議程，可以協助會議進行，除此之外，也可以幫助會議發起人想清楚你到底找大家開會的真正目的為何？
- 很多人想不清楚(或懶得想)自己遭遇甚麼問題，卻拉一堆人討論問題在哪裡，這樣真的很浪費時間。照理說，會議的目的是集思廣益，讓與會人發表意見、腦力激盪，如果有人在會議上是不說話的，這些人根本就不該來開會。
(那是政令宣導或教育訓練，而不是會議)
- 預留會議記錄欄位
- 方便會議過程中用手機紀錄會議摘要 (格式不拘，直接留一個表格外框在裡面也行)
- 其他相關資訊
- 可以在詳細資訊放上目的地的 Google Maps 截圖
- 貼上地圖外，請務必也貼上地圖的短網址，方便手機用戶隨時查詢地圖資訊。
(因為大部分支援 Outlook 的智慧型手機都不支援查看 Outlook 約會項目上的圖片)
- 會議設定完成後，才使用 Outlook 的【邀請與會者】功能發出會議邀情郵件
- 發出郵件之前，請再次檢視內容是否有錯字，或有言不及意的地方。
- 切勿頻繁更新會議通知，這樣不太禮貌，建議一次做到正確，非不得已才更新會議通知。
※會議告知
無論你要發起一次會議，或是參加某個會議，同時要告知公司其他人你預期參加該會議時，這裡有些原則可以幫你有效管理【會議告知】的任務。
- 你是會議發起人
- 請依照上述【※會議通知】的說明完成會議通知
- 如果你想要「告知」某人你即將參加此會議，請不要把對方加入會議通知，這樣會汙染對方的行事曆項目，讓對方的行事曆上加入一堆不必要的約會項目。
- 請用以下方式「轉寄」行事曆約會項目給對方，但請選擇「以 iCalendar 方式轉寄」
注意：若你使用預設的轉寄功能，還是會汙染對方的行事曆，對方並沒有要參加會議！
- 你是會議與會人 ( 是別人發會議邀情給你的 )
- 如果你想要「告知」某人你即將參加此會議，請不要使用預設的轉寄功能，這樣還是會汙染對方的行事曆，對方並沒有要參加會議！
- 使用預設的轉寄功能另一個缺點是，當你寄出郵件會，原始的會議發起人會收到會議邀情通知，你想告知會議的郵件內容會被「會議發起人」得知，這可能會有非預期的副作用。
你自己看看下圖，如果真的寄出，會引來多少誤會啊！ ( 以下為模擬情境，純屬虛構 XD )
- 因此，請務必使用「以 iCalendar 方式轉寄」的方式轉寄郵件。如下圖示：
一些小小的使用細節，做得好可以減少許多誤會喔！