我想應該許多人都熟悉 Word 追蹤修訂功能，這是個已經存在十多年的功能了，不過你或許不知道，當文件傳給對方之後，對方還是有可能把追蹤修訂功能給關閉，然後修正完自己想要改的內容後再開啟。要不就是對方不熟悉追蹤修訂功能，看到改文件時內容會亂掉，就先把追蹤修訂給關閉了才開始編輯。這些舉動都會導致文件在編輯的過程中，遺失了文件的異動紀錄。今天我就來講解如何利用「保護文件」功能，確保文件在傳輸的過程中，能確保追蹤修訂功能不被關閉，以確保文件編輯的異動紀錄。
懶得看字的人，可以考慮直接看我剛剛錄製的教學短片 ( 支援 HD 畫質，建議全螢幕觀看 )：
如何利用 Word 2013 追蹤修訂功能確保文件編輯的異動紀錄
首先，啟用追蹤修訂的按鈕，就在 [校閱] / [追蹤修訂] 這裡，點選就可以啟用該功能，如下圖示：
如果想要限制所有開啟此份文件的人，對文件做出任何異動都要記錄下來的話，那麼你可以參考以下方式啟用「鎖定追蹤」功能：
然後直接設定一組密碼，之後該文件就會一直開啟鎖定追蹤的狀態，只有輸入正確的密碼才能解除鎖定，因此你可以把密碼設定的長一點。
光是啟用或鎖定這麼簡單的事情，相信大家都了解。不過，大家可能不知道的是一些更細微的操作習慣問題。我這邊提出一個問題，如果你今天在文件上啟用了追蹤修訂，並且把文件寄給對方，當對方在編輯文件時，你希望對方看到如下哪個畫面？
1. 所有標記
2. 簡易標記
想也知道，如果對方是個不熟 Word 的人，或是從來沒用過「追蹤修訂」的人，看到第一種編輯畫面，一定會覺得 Word 怎麼怪怪的，然後想盡辦法把這個功能給關閉，好讓他能夠正常的編輯文件！
所以，如果我們能夠預先設定好文件的顯示方式，讓使用者開啟文件後可以用所謂「正常的方式」編輯文件，那麼，你必須在儲存文件之前，先將顯示模式調整到「簡易標記」然後再儲存文件，如下圖示：
當文件再次被開啟的時候，追蹤修訂的顯示模式就會預設停留在「簡易標記」的位置上。不過，可惜的是，顯示模式記憶這功能只有在 Word 2013 才有效，如果對方使用 Word 2010 或以下的版本開啟該文件，那麼他還是會以「完稿：顯示標記」的方式來顯示這份啟用追蹤修訂的文件，這時你有可能需要跟對方說一下，讓他知道這份文件有啟用追蹤修訂，以免對方以為這份文件壞了。 XD
§ 注意事項 §
啟用鎖定追蹤之後，對方將無法使用接受追蹤修訂功能，如此也能確保不會有任何異動內容被跳過。
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